Contabilidad

El dinero siempre es un tema incómodo, sobre todo cuando el evento es un asunto de comunidad y amistad o compañerismo.

Previsibilidad Económica:

Para esta área es importante saber algunos datos: Elaborá al menos tres presupuestos con diferentes niveles de optimismo, te van a ayudar a priorizar tus gastos y asignaciones de dinero. Poné fechas límites para las confirmaciones de sponsors y para el pago de los mismos. Es importante mantener la incertidumbre económica lo mas lejos en el tiempo posible del evento. Priorizá en el prespuesto las cosas que prometiste a los sponsors, es un compromiso asumido por toda la comunidad que te apoya y nuestra reputación es importante para nuestra existencia.

Finanzas:

Sea cual sea el método que tengas de manejar oficialmente el dinero (nosotros tuvimos ayuda de una Fundación que nos prestó su cuenta y personería jurídica para entregar recibos) tenes que llevar cuentas clarísimas. Algunos tips:

• Antes de comenzar con todo asegurate de que quien vaya a manejar el dinero, quien venda los sponsorings y vos sepan muy bien cuales son los detalles de facturación para los gastos a realizar, los detalles de los recibos que se daran a quienes entreguen dinero y las salvedades del caso. Algunas basicas son.
  • Que tipo de recibo se entregará al sponsor y que información requeriras del mismo para esto.
  • Que tipo de factura/s podes aceptar y que datos tenes que entregar para esto (te recomiendo que te hagas un papel con estos datos y lo lleves en la billetera desde el primer dia hasta que cierre el evento)
  • Cuanto tardas en emitir recibos.
  • Como se hacen pagos al evento desde el exterior.
• Asegurate que la persona que maneja el dinero tenga toda la información necesaria para poder decidir a donde va la plata
• Hagan una reunión semanal para decidir como destinar presupuestos y saber como viene la cosa.
• Mantengan una planilla de cálculos compartida con los datos de:
  • Sponsors que prometieron compra de paquetes (con información de cuando paga cada uno)
  • Costos de cada cosa a adquirir (con información cuando se ha realizado el pago de la misma y si se tiene la factura)
  • Movimientos de dinero de terceros al fondo de evento (a veces uno tiene que adelantar dinero al evento)
  • Totalizaciones de:
    • Cuanta plata te prometieron
    • Cuanta plata fisica tenes
    • Cuanta plata debes
    • Cuanto dijiste que vas a gastar
    • Cuanto gastaste.
• La factura de todo lo que gastes NO es opcional y no se entrega dinero si no hay factura. Si alguna organización oficial tiene que rendir cuenta de sus movimientos va a necesitar la factura adecuada para cada gasto. Sé intransigente con esto o podes causar muchos problemas. Exigí que la factura sea lo mas detallada posible, es tu derecho y te va a simplificar la vida.
• Hace un chequeo de finanzas antes de cada reunión y durante el evento al final de cada día. Es necesario para saber que no hiciste ningun gasto que te olvidaste de anotar. (pasa mucho con caja chica cuando estas muy cerca del evento)