Logistica durante el evento

Llegada la hora hay varias cosas importantes a tener en cuenta.

Cartelería

• Carteles en todos los lugares que vaya a haber o pasar gente con indicaciones de como llegar a los lugares asignados.
• Carteles con programas grandes y visibles en las areas de estadía, no así en las areas de tránsito.

Registración

• Agregá algún tipo de identificador numérico en los badges que haga posible su ordenamiento alfabético mucho mas rápido.
• Imprimí uno o varios índices para que sea mas rápido identificar donde estan los badges y saber quien vino.
• Asegurá asistentes que hagan fluir a la gente hacia el area común y eviten así los embotellamientos en registración, ponete firme con esto.

Area común

• El area común debería no estar en el medio del paso o al menos dejar lugar al paso, así no hay problemas entre la gente que quiere ir a las charlas y la que no.
• Café y algun bocadillo gratis o pago en el area común te va a evitar que la gente entre y salga del edificio a cada rato y por tanto ayudar a mantener seguridad.

Bunker

• Un lugar donde puedas organizar y dirigir tranquilo, ademas de que la gente de tu team pueda dejar sus pertenencias sin preocuparse.
• Tiene que tener siempre un responsable cuidando.
• Tiene que ser cerrable con llave.
• Tiene que tener un pizzarón
• Tiene que tener una impresión bien grande del programa.
• Tiene que tener una lista de quien esta a cargo de que y sus teléfonos celulares.
• Tiene que tener una impresora.
• Tiene que tener una compu con los generadores de certificados, badges y todo lo que puedas necesitar.
• Tiene que tener un monton de material de libreria por las dudas.

Comunicación

• Conseguite handies:
• uno para cada aula,
• uno para el bunker,
• dos para personas que mandes a hacer mandados,
• dos para personas que anden por el evento ayudando a gente.

Responsables

• Para los puestos claves y con la info clave.
• Identificados claramente, con badges muy llamativos o con remeras distintas.
• En general todos los responsables del evento deberian tener remeras poco confundibles y bastante únicas.

Puestos clave

• Coordinador general.
• Registración (el primer día a la mañana vas a necesitar mas gente que los demas)
• Informacion general a la gente (un numero a discreción, con handies)
• Responsables de aula (uno para cada aula en cada momento)
• Fotógrafo.
• Responsable del café (es muy jodido hacer tanto cafe en vivo)
• Responsable de red, proyectores, maquinas para presentaciones y equipos de audio (o sea, un sysadmin)
• Responsables de compras ( siempre tenes que compras cosas imprevistas esos dias, entre otras cosas la comida para que este a la hora del break para los organizadores)
• Cuidador del bunker.
• Encargado de información: Esta persona tiene que:
  • Actualizar los programas online
  • Si puede twitear,cuando empiece cada charla, con la cuenta oficial.

Coordinación de Aulas

Los coordinador de aulas deben tener:

• Carteles de te queda poco tiempo (10, 5, 0 minutos)
• Algo para escribir en el pizzarón.
• Un pendrive.
• Un handie.
• Botellas individuales de agua y vasos para todos los disertantes del aula.
• Mucha paciencia.

Aulas

Las aulas deben contar con:

• Un proyector.
• Un pizzarron.
• Una computadora que ande con el proyector.

• WiFi.

• Audio con adaptadores de todo tipo por si el disertante necesita conectarlo a la computadora.

Disertantes

Debes pedirles a los disertantes que:

• Esten al menos 1h antes de su charla en el evento.
• Te avisen una semana antes que software necesitan en la computadora del aula (por las dudas que no les ande la notebook)
• Te dejen una copia de los slides en el pendrive del coordinador de aula
• Te firmen un papelito con la licencia de la charla (sugeriles una vos por si no saben ninguna que les guste)

Keynotes

Asegurate de tener una sombra para esta gente, debe ser alguien que tenga libre el tiempo en que estos disertantes estan en tu ciudad, buscalo con mucha antelación, asi pueden hacerse el tiempo.

• Anda a buscarlos al aeropuerto, puede que tengan problemas de aduana y necesiten alguien que los busque y de fe de lo que dicen.
• Asegurate de darle dinero a la sombra para que los lleve a comer. (y recordale que pida factura :p)
• Dale dinero a la sombra para el transporte si no tiene auto.
• Si vienen antes del evento o se quedan despues sugeriles algun paseo turístico.