Lugar
No es simple elegir un lugar, sobre todo cuando no sabemos que cantidad de personas vamos a alojar. Debemos tratar de elegir un lugar donde entre la maxima gente que podria llegar a venir al evento, mirar eventos de caracteristicas similares del pasado ayuda bastante. Medir contra eventos en Capital no es una buena idea, a menos que hagas un evento en Capital, siempre llevan mas gente. Si hay disponibles números de alguna versión en el interior mas vale usa esos para calcular. Otra cosa muy importante a tener en cuenta es que tan dificil/costoso es poner internet en ese lugar. Vas a necesitar pensar en:
- Posibilidad de tender cableado: Distribuir internet para un par de cientos de personas es bastante dificil, usualmente necesitas tender cableado para llevar los APs a todos lados, tene en cuenta cuando negocies el lugar que sea posible utilizar cableado pre-existente o poner uno nuevo. Para saber que necesitas consulta con USLA quienes tienen la "caja de maravillas" unos 70kg de equipamiento para red, infraestructura electrica y otras cosas necesarias para eventos.
- Posibilidad de contratar un ISP: La cantidad de personas que vas a tener es raramente controlable en cuestiones de red (mas alla del control que tu dispositivo de routeo aplique) por eso vas a necesitar un buen caño de internet. Asegurate que algun ISP pueda proveer esta conectividad durante el evento, la primera opcion es intentar que el ISP del lugar del evento, si es que lo hay, agrande la capacidad del servicio por unos dias. Trata de que no sea un servicio hogareño, estos tienden a no aguantar.
- Posibilidad de cargar la infraestructura eléctrica: Lo mas probable es que vayas a enchufar varias zapatillas con notebooks. Asegurate que los tableros electricos del lugar no vayan a volar por los aires cuando le conectes un monton de notebooks, proyectores, equipos de amplificacion de audio, APs, switches, etc. Si podes trata de llevar tus propios dispositivos de protección eléctrica.
- Accesibilidad: Tene en cuenta que las comunidades de software tienden a ser muy diversas, averigua si el edificio, al menos en las partes que vas a usar, esta preparado para recibir personas con discapacidades motrices sin ayuda de terceros. Adicionalmente asegurate de que sea accesibilidad-friendly el acceso a la zona, de nada nos sirve un ascensor para sillas de ruedas que sirva para subir las escaleras en un templo en la punta del himalaya.
- Habilitación: Corroborar si hace falta alguna habilitación especial para el evento, algún trámite municipal, etc.
- Seguridad: Si queremos volver a organizar otros eventos después del que estamos planeando, debemos asegurarnos de poder hacerlo en libertad, hacerlo detras de rejas suele traer inconvenientes... léase: nos hacemos responsables del evento (y sus posibles consecuencias hacia terceros).
-Seguridad Eléctrica: Muchos locales no tienen la instalación preparada para que usuarios particulares enchufen dispositivos a la red eléctrica, tienen instalación industrial con otros requisitos de seguridad. Asegurarse de que los tomas de uso público cuentan con protección diferencial. El encargado de la sala debe saber dónde y cómo cortar la energía en caso de accidente. Sería una buena medida hacer figurar en el contrato del local que la instalación cuenta con la debida protección (para deslindar responsabilidades) .
- -Prevención de accidentes: Se debe tener especial cuidado sobre todo cuando hay escaleras, no debe haber cábles y objectos que puedan ser cauza de tropiezos; alámbres sueltos, etc. .
- -Plan de evacuación: En muchos lugares es obligatorio tener pegados en lugares visibles el sentido de circulación para evacuar el recinto, además se deben identificar las salidas de emergencia. Bomberos voluntarios nos pueden ayudar desinteresadamente en esto.Una vez elegido el lugar y confirmado, asegurate de que lo que te prometan quede escrito y registrado en todos los medios que ellos consideren necesarios y oficiales, es importante en este caso atender a las necesidades de la burocracia. Registro de los acuerdos y respeto de los protocolos del lugar ayudan a sobrevivir cambios de autoridades y otros imprevistos.
